Een project is een tijdelijke werkorganisatie, gebaseerd op een flexibele inzet van mensen en middelen met het doel om een concreet resultaat te bereiken binnen scherp geformuleerde afspraken over tijd, geld en kwaliteit.
Over projecten en projectmanagement zijn boekenkasten volgeschreven. In het navolgende beperken we ons tot de voor onze aanpak, essentiële onderdelen:
a. De projectdefinitie
Elk project moet vooraf worden voorzien van een heldere projectdefinitie, ofwel projectopdracht. Deze opdracht vormt de basis van het project. In voorkomende gevallen kan door middel van een projectstart-up (PSU) tot een projectdefinitie worden gekomen.
Via het opzetten van een ‘Work Breakdown Structure’ (WBS) kan het project worden opgesplitst in deelresultaten. Deze WBS is tevens van belang bij o.a. de planning van werkzaamheden en de budgettering van de middelen.
b. De projectstructuur
Elk project dient te zijn voorzien van een heldere projectstructuur. Bij de samenstelling dient te worden gekeken naar de posities en (procesmatige en inhoudelijke) kwaliteiten van de betrokkenen. In voorkomende gevallen dient de projectstructuur te voorzien in een scheiding van het bestuurlijk en het executief niveau. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de participanten in het project alsmede de organisatorische positionering van de projectstructuur, dienen vooraf helder te zijn.
c. Procesbeschrijving
Het project kent twee elementen; het proces en de inhoud. Het proces dient in het projectplan te worden gestructureerd en gefaseerd. Dit projectplan (ook wel plan van aanpak) bevat de spelregels die gelden voor het project alsmede het activiteitenplan. Door deze spelregels en het activiteitenplan vooraf helder vast te leggen, hoeft daar lopende het project geen discussie meer over te zijn. Het project kan zich dus focussen op de inhoudelijke aspecten van de projectopdracht.
d. Informatie en communicatie
Degenen die in de projectstructuur participeren, zijn goed geïnformeerd over het proces, de voortgang en de resultaten. Deze voorsprong kan uiteindelijk funest uitwerken indien de achterban niet voldoende op de hoogte wordt gehouden en/of onvoldoende haar vragen en opmerkingen kwijt kan. In onze visie dient voor een succesvol verloop van het proces voldoende aandacht te worden geschonken aan informatie en communicatie. Daarbij gaan wij uit van:
+ duidelijkheid en zekerheid geven daar waar dat kan;
+ vragen laten stellen en beantwoorden daar waar dat kan.
Informatie en communicatie vergen structurele aandacht en een centrale aansturing en coördinatie. Ook dit dient te worden beschreven in de procesbeschrijving.
e. Draagvlak/commitment
Commitment bij het project wil zeggen: betrokkenheid en verantwoordelijkheid nemen. Het ideaalbeeld daarbij is dat alle betrokkenen zich mede-eigenaar voelen van het project. Daardoor ontstaat er lopende het project draagvlak voor de resultaten.
f. Tijdpad en planning
Wij gaan in onze werkwijze uit van het principe van ‘gezonde tijdsdruk’. Het project moet binnen een beperkte periode worden afgewerkt waarbij de zorgvuldigheid uiteraard in het oog moet worden gehouden. Er moet voor worden gewaakt dat de snelheid van het proces ten koste gaat van de zorgvuldigheid en bovenal het resultaat.
g. Rapportage
Het project moet uitmonden in een product, veelal een rapportage. Het project kan een of meerdere beslisdocumenten opleveren. De (eind)rapportage dient een antwoord te geven op de projectopdracht.
h. Monitor
De monitor van het traject is gericht op het tijdig signaleren van risico’s en het adequaat nemen van maatregelen / bijsturen van het proces om risico’s uit te sluiten / te verkleinen. De monitor vindt plaats vanuit de volgende beheersaspecten: budget, organisatie, tijd, informatie, communicatie en kwaliteit.
Wij hebben ruime ervaring in kleine en grote projecten van diverse aard en complexiteit.
Op verzoek kunnen referenties worden verstrekt.
Projectleiding